PANDUAN RINGKAS PEMAKAIAN MESIN ABSEN SIDIK JARI SECURE

PANDUAN RINGKAS PEMAKAIAN MESIN ABSEN SIDIK JARI SECURE

 Setelah meakukan install Software Time Attendance Sistem, akan ad adua aplikasi yang bisa dipakai, yaitu Time Attendance Admin dan Time Attendance Retrieve.
Time Attendance Admin berfungsi untuk pengaolahan data ( registrasi, pengaturan jadwal, cetak laporan, dll)
Sedangkan Time Attendane Retrieve berfungsi untuk melakukan penarikan data absensi.

 Masuk ke Time Attendance Admin
Password : " Password"

Pertama yang harus setting adalah, koneksi, jam kerja, departemen, dan pendaftaran karyawan.

1. Koneksi

Untuk menghubungkan antara mesin absen dan komputer yang dipakai, diperlukan pengaturan IP Address, mesin dan informasi mesin di aplikasi harus sama    


2. Time Attendance Admin

* Untuk mulai menggunakan software, Dapat dipilih menu start dan pilih Time Attendance Admin, maka tampilan sebagai berikut:

        Password : Password

       

3. KONEKSI

- PIlih Terminal 
- Informasi Terminal
- Tambah à Isi Kolom , Klik IP Addres dan ip Address 
- Simpan

Tolong pastikan bahwa semua data yang telah dimasukkan pada system adalah data yang sama dengan yang berada dalam ‘Terminal’.

- Menu
- Pengaturan
- Pilihan Lain
- Pil Kom
- IP Address (diisi sesuai dengan yang didaftar di computer)
- klik esc
- simpan (OK)

4. Pengaturan Departemen

- Menu Alat
- Pengaturan Departmen

 Ini adalah fungsi menu untuk mengatur departemen dari masing-masing divisi. Sebagai contoh:

User akan input kode departemen  dan nama departemen dengan detail, lalu klik save.  User dapat menambah yang baru jika kode departemen  lebih dari satu dan setelah selesai klik tutup.

5. Pengaturan Jam kerja

Pengaturan ini berfungsi untuk mengatur shift kerja untuk semua karyawan per harinya. User harus mangatur kode shift, Nomor Shift, dan nama shift. Settingan ini dapat menampilkan warna berdasarkan masing-masing kode shift sehingga memudahkan user untuk mengingat shift mereka.

Setelah itu, user dapat mensetting waktu untuk semua shift setting dan hari, lalu klik simpan. Jika user mempunyai lebih dari 1 shift, user dapat menambah shift dengan cara klik tambah. Setelah selesai, klik simpan.

6. Pengaturan Pola Jam Kerja

Setelah selesai menginput pengaturan pola jam kerja, sekarang user dapat menemukan untuk setiap kelompok shift untuk memilih karyawan dan mengcreate  perubahan dari setiap kerja shift. 

Pada menu ini juga untuk mengaktifkan karyawan pada polanya masing-masing. Pilih pola à tambah karyawan à pilih karyawan yang akan masuk ke pola tersebut à tampilkan à klik semua karyawan à proses

      7.       PENGATURAN DAFTAR JAM KERJA

Pada menu ini anda bisa melihat jam kerja karyawan. Jika ada yang ada tanda “X” berarti karyawan tersebut belum di daftarkan di pola jam kerja seperti di atas.

8.       PENGATURAN INFORMASI KARYAWAN

Berfungsi untuk melihat semua informasi karyawan.Jika user ingin menambah karyawan, klik tambah. Diidsi kolom berwarna cream dan nama kecil karyawan.Setelah selesai, klik simpan.

Jika akan menghapus karyawan pilih nama à isi tanggal keluar à simpan à hapus.

9.       TERMINAL DAFTAR PEMAKAI

Untuk melihat semua karyawan yang telah melakukan registrasi dalam alat tersebut, anda dapat memilih menu ‘Terminal à Terminal Daftar Pemakai’,lalu layar akan menampilkan windows berikut

Sebelum memulai memindahkan ‘Database’ kedalam ‘Terminal’ ,Mohon catat bahwa User harus melengkapi database dari software sebelum memindahkan karena proses pemindahan tidak dapat memulai dari Terminal ke Database. Harus berasal dari Database ke Terminal, Setelah menyelesaikan lalu User akan bisa memindahkan template Jari  dari Terminal ke Database.

Database User List adalah daftar untuk nama karyawan ,id Fingerprint ,nama panggilan, dan status. Untuk mempunyai nama karyawan dan ID fingerprint per daftar database user, anda sebaiknya mengisi semua informasi yang dibutuhkan per’informasi karyawan’.

Status disini dimaksudkan adalah untuk FP(Fingerprint).PD(Password) dan Kosong.Ketika menampilkan ‘FP’ dan ‘PD’  berarti ‘Fingerprint’ atau ‘password’ sudah disimpan dalam database dan’None’ berarti tidak ada data ( baik Fingerprint maupun password ) didalam database.

Pada ‘Terminal User List’ klik kotak dialog untuk menghubungkan alat dengan software .Setelah mengklik kotak dialog ,lalu tombol VIEW TERMINAL USER LIST akan aktif,tekan tombolnya. Proses tersebut untuk menghubungkan alat dengan software akan muncul pada PROCESS LOG. Sekali terhubung, semua Fingerprint ID pada alat akan terlihat pada Terminal User List (sisi kanan).Jika user membutuhkan utnuk melihat status dan status fingerprint pada Terminal User List ,Mohon klik tombol dengan gambar sbb:

 

TerminalDaftar pemakai adalah daftar dari semua fingerprint, yang telah deregister pada Terminal.

 Tombol jika kamu menghubungkan Terminal dengan software.

 Sementara kamu menghubungkan terminal dengan software , Mohon klik pilihan ‘View with status and FP count’ ,jika kamu membutuhkan untuk menunjukkan status pada Terminal User.

Find Fingerprint ID in Terminal User List

 Jika User membutuhkan utnuk melihat Fingerprint ID dalam Terminal User List.

Download at Terminal User List

 Untuk Memindahkan Template jari dari terminal ke software.

Delete at Terminal User List

 Untuk menghapus informasi terminal melalui software.

Filter Database User List

 Jika user membutuhkan untuk melihat database yang diinginkan,kamu dapat melihat semua department , dan departemen lainnya yang ada dalam daftar..

Find Fingerprint ID in Database User List

  Jika User membutuhkan untuk melihat Fingerprimt ID yang diinginkan dalam daftar database User

User Info Only

 Jika User membutuhkan utnuk memindahkan info user hanya dari Database User List ke Terminal User List.

User Info and Finger

 Jika User membutuhkan untuk memindahkan info user dan jari dari database user list ke terminal user list.

Upload at Database User List

 Untuk memindahkan Database User list ke Terminal User List.

Terminal à Terminal Daftar Pemakai à klik No. Terminal à View Terminal User List à Pilih Karyawan Pada kolom database (kiri) à Upload.

Setelah itu daftar sidik jari.

10.   CARA PENDAFTARAN SIDIK JARI

Menu à Kelola User à Melihat User à Pilih User à Ubah à Sidik Jari (1 jari,3x scan) à esc à simpan.

Setelah daftar sidik jari kirimkan sidik jari dari terminal ke database dengan cara :

Terminal à Terminal Daftar Pemakai à klik No. Terminal à View Terminal User List à Pilih Karyawan Pada kolom Termina (kanan)à Download.

11.   PENARIKAN DATA

Setelah mesin berjalan lakukan penarikan data dengan cara berikut :

Buka Time AttendanceRetrieve à Penarikan semua log data

Tunggu sampai penarikan selesai.

12.   PROSES

Setelah penarikan selesai, lakukan proses transaksi log pada admin.

Proses à Proses Transaksi Dala Log à Perubahan à Klik Semua Kayawan à Atur periode Awal dan Akhir à Klik Proses à Tutup

13.   PENGATURAN INFORMASI UMUM

Pengaturan ini berfungsi untuk memberikan toleransi kehadiran pada karyawan.

-          Atur waktu toleransi kehadiran bermaksud untuk memberikan toleransi kehadiran sebelum jam kerja dimulai, contoh : Jika jam kerja di mulai jam 8.00 dan diatur 1 jam pada kolom “Atur Waktu Toleransi Kehadiran”  maka jam 7.00 baru diperbolehkan untuk absen, jika ada yang absen di bawah jam 7.00 maka laporan tidak kan dpat terlihat (dianggap datang terlalu pagi).

-          Atur Maksimum Jam Datang bermaksud untuk memberikan toleransi kehadiran setelah jam kerja, contoh : Jika jam kerja dimulai jam 8.00 dan diatur 1 jam pada kolom “Atur maksimum jam Datang” maka jam 9.00 adalah jam terakhir karyawan diperbolehkan untuk absen, jika ada yang absen diatas jam 9.00 maka laporan kehadiran tidak akan terlihat (dianggap datang terlalu siang).

-          Pengesahan jam lembur adalah pengaturan untuk memperlihatkan jam lembur. Jika kolom pada pengesahan jam lembur itu terconteng, maka laporan tidak akan terliha. Tetapi jika tidak diconteng maka laporan akan bisa dilihat.

14.   LAPORAN

Dalam laporan terdapat macam-macam bentuk laporan yang dapat anda gunakan, yang biasa di pakai adalah laporan kehadiran karyawan, laporan rinci karyawan, laporan log karyawan.

Untuk mencetak laporan detail absensi karyawan, Anda dapat memilih menu “Laporan à Lamporan Kehadiran Karyawan”.  Pada layar monitor akan tampak window seperti gambar dibawah ini

Anda dapat menampilkan data karyawan dari departemen tertentu saja dengan memilih departemen pada kotak pilihan ‘Department’ dan menampilkan data karyawan yang ‘Active’ atau ‘Non Active’ pada kotak pilihan ‘Status’ untuk ditampilkan dalam daftar karyawan (List Of Employees) dengan meng-klik icon ‘Refresh’ terlebih dahulu.

Kemudian pilih tanggal yang akan dicetak dengan memasukkan Tanggal Awal  pada kotak isian “Periode awal” dan memasukkan Tanggal Akhir pada kotak isian “Periode akhir”. Dan Anda juga dapat memilih status absensi yang akan dicetak dengan memilih pada kotak plihan ‘”Kondisi”.

Pilih karyawan yang diinginkan dan klik icon “Cetak Pilihan” untuk mencetak data karyawan tersebut atau klik icon “Cetak Semua”untuk mencetak seluruh data karyawan yang ditampilkan dalam daftar (List Of Employees).

Print Preview laporan akan ditampilkan sebelum Anda mencetak laporan detail absensi karyawan, seperti gambar berikut:

15.   MERUBAH PASSWORD

Untuk merubah Password ikuti langkah berikut:

Alat à Pengaturan Informasi Admin à Masukkan Administrator à Masukkan Password Baru à Konfirmasi Password à Simpan.

16.   KETIDAK HADIRAN KARYAWAN

Pilih menu tampilan à kegiatan kalender bulanan à pilih karyawan à tarik lambang yang sesuai ke tanggal yang ditentukan à berikan keterangan à simpan

Jika terjadi kesalahan penempatan tanggal anda bisa menghapusnya dengan cara : tarik lambang “shift hour” à masukkan jam kerja à simpan.

17.   PENGATURAN HARI LIBUR

Menu Alat à Pengaturan hari libur à tarik lambang tambah hari libur ke tanggal yang ditentukan à keterangan à simpan.